5 emails que toda PYME debería tener automatizados (y que la mayoría no tiene)
La automatización de email marketing no es solo para grandes empresas con departamentos de marketing. Las herramientas actuales permiten configurar secuencias automáticas en pocas horas, y una vez configuradas, trabajan sin que tengas que hacer nada.
Estos 5 emails automatizados son los que mayor impacto tienen en los resultados de un negocio pequeño. Si solo tienes tiempo para implementar cinco automatizaciones de email, que sean estas.
Email 1: Bienvenida inmediata al nuevo suscriptor
Cuándo se envía: en el momento en que alguien se suscribe a tu lista.
Objetivo: causar una primera impresión excelente y entregar lo prometido.
Este es el email más importante de tu estrategia. Las tasas de apertura de los emails de bienvenida son 3-4 veces superiores a las de cualquier otro email. La gente lo espera y lo abre.
Qué debe incluir: agradecimiento por la suscripción, entrega del lead magnet si lo hay, breve presentación de quién eres y qué pueden esperar recibir, y un primer paso pequeño y concreto que el suscriptor pueda dar (visitar una página clave, responder una pregunta sobre su situación).
Lo que nunca debe hacer: intentar vender en el primer email. Es demasiado pronto. Primero hay que generar confianza.
Email 2: Confirmación de contacto con respuesta inmediata
Cuándo se envía: en el momento en que alguien rellena tu formulario de contacto.
Objetivo: confirmar recepción, reducir la ansiedad del cliente y marcar expectativas.
Cuando alguien te envía un formulario de contacto, está en su momento de mayor interés. Un email automático que confirme que has recibido su mensaje, le diga que le responderás en X horas y le dé alguna información útil mientras espera (enlace a tus servicios, un caso de éxito, tu número de teléfono si prefiere llamar) marca una diferencia enorme en la percepción del cliente.
Este email puede configurarse directamente en el plugin de formularios de tu web (Gravity Forms, WPForms, Contact Form 7 con SMTP) o en tu herramienta de email marketing.
Email 3: Seguimiento post-presupuesto
Cuándo se envía: 3 días después de enviar un presupuesto sin respuesta.
Objetivo: recordar de forma amable que el presupuesto sigue abierto y abrir la puerta a preguntas.
La mayoría de los presupuestos no se responden de inmediato. El cliente los recibe, los mira, tiene dudas, tiene otras prioridades. Un seguimiento automático a los 3 días recupera entre el 15% y el 25% de los presupuestos que de otra forma quedarían sin respuesta.
El tono debe ser de ayuda, no de presión: «Quería asegurarme de que recibiste nuestra propuesta y aprovechar para preguntarte si tienes alguna duda sobre lo que incluye. Estoy aquí para lo que necesites.»
Email 4: Recordatorio de cita
Cuándo se envía: 24 horas antes de una reunión o cita programada.
Objetivo: reducir las ausencias y preparar al cliente para la cita.
Las ausencias cuestan tiempo y dinero. Un recordatorio automático 24 horas antes de cada cita puede reducirlas entre un 30% y un 50%. Y si se combina con información práctica (dirección, qué traer, qué esperar de la reunión), también mejora la calidad de la propia cita.
Este email se puede configurar desde herramientas de gestión de citas como Calendly o Cal.com, o integrándolo con tu CRM.
Email 5: Solicitud de reseña post-servicio
Cuándo se envía: 2-3 días después de completar un servicio.
Objetivo: conseguir reseñas en Google de forma sistemática sin tener que pedirlas manualmente.
Las reseñas de Google son críticas para el posicionamiento local y la captación de nuevos clientes. El momento ideal para pedirlas es justo después de que el cliente ha recibido el servicio y está satisfecho.
Un email automático con el enlace directo a tu ficha de Google para dejar la reseña, enviado en el momento adecuado y con un tono personal, puede generar una reseña nueva cada semana sin que tengas que acordarte de pedirla.
Cómo implementar estos 5 emails
Para los emails 1, 3 y 5 necesitas una herramienta de email marketing con funciones de automatización: Brevo, Mailchimp o ActiveCampaign tienen opciones gratuitas o de bajo coste que cubren estas necesidades.
Para los emails 2 y 4, puedes usar el plugin de formularios de tu web (email 2) y tu herramienta de gestión de citas (email 4), o centralizar todo en un CRM con funciones de automatización.
El tiempo de configuración inicial para los 5 emails es de 3-5 horas. Una vez configurados, funcionan solos indefinidamente. La inversión de tiempo se amortiza en pocas semanas.
¿Quieres implementar estas automatizaciones en tu negocio?
En MediaGlobal configuramos sistemas de email automatizado para PYMEs y autónomos. Si quieres que estos 5 emails empiecen a trabajar por tu negocio esta semana, escríbenos y lo ponemos en marcha.